Блог

Новая форма счета-фактуры с 1 апреля 2026 года: что изменилось и что важно знать IT-компаниям

С 1 апреля 2026 года обязательными стали обновленные формы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, книги покупок и книги продаж. Для бизнеса это не просто техническое обновление бланков, а новый порядок отражения отдельных операций по НДС — прежде всего тех, которые связаны с авансами.
При этом сами изменения вошли в практику раньше. Еще в первом квартале 2026 года компании ориентировались на рекомендованные формы, которые ФНС направила до вступления в силу официально утвержденных бланков.
Для бухгалтеров главный вопрос сейчас не только «что изменилось», но и «что именно нужно поменять в работе». Для IT-компаний тема еще шире: здесь важно не только правильно заполнить счет-фактуру, но и сначала определить, возникает ли обязанность выставлять его по конкретной операции.
Разберем по порядку, что изменилось с 1 апреля 2026 года и на что бизнесу стоит обратить внимание в первую очередь.

Когда применять новую форму счета-фактуры

2026 год оказался переходным, поэтому путаница в сроках вполне объяснима.
С 1 января 2026 года начали действовать изменения, связанные с НДС, а ФНС направила рекомендованные формы счета-фактуры и регистров. Многие компании использовали их уже в первом квартале, чтобы не перестраивать документы дважды.
Но обязательной новая форма стала только с 1 апреля 2026 года. Именно с этой даты нужно применять уже официально утвержденные бланки
Важно: С 1 апреля 2026 года при использовании старой формы счета-фактуры документ будет считаться недействительным, что не позволит покупателю принять к вычету НДС.

Что именно изменилось в счете-фактуре

Внешне счет-фактура не стал принципиально другим. Основные изменения касаются тех деталей, которые теперь имеют значение для налогового контроля.

Новая строка 5б

Главное нововведение — строка 5б. Она появилась для того, чтобы связать отгрузочный счет-фактуру с ранее выставленным авансовым счетом-фактурой.
Если отгрузка происходит в счет ранее полученного аванса, в строке 5б нужно указать номер и дату счета-фактуры, который был оформлен при получении предоплаты. Если таких авансовых счетов-фактур несколько, в строке 5б указывают реквизиты каждого из них.
Важно: строка 5б заполняется именно при отгрузке в счет ранее полученного аванса. Если авансовых счетов-фактур несколько, нужно указать реквизиты всех документов.
На практике это означает, что связь между предоплатой и последующей отгрузкой теперь фиксируется прямо в документе и становится значительно прозрачнее для проверки.

Новые реквизиты для ИП

Отдельные изменения касаются индивидуальных предпринимателей. Вместо прежних регистрационных реквизитов в счете-фактуре теперь нужно указывать ОГРНИП и дату его присвоения.

Что с корректировочным счетом-фактурой

Изменения затронули не только обычный счет-фактуру, но и корректировочный. Это логично: обновление коснулось всего комплекта документов по НДС, поэтому компаниям важно проверить не только шаблон основного счета-фактуры, но и все связанные формы в учетной системе.

Что новая форма счета-фактуры меняет для IT-компаний

Все зависит от того, какие именно операции проводит IT-компания и подлежат ли они обложению НДС.
Если IT-бизнес оказывает услуги, выполняет работы, занимается внедрением, интеграцией, консалтингом или поддержкой, такие операции во многих случаях облагаются НДС. А значит, счет-фактура нужен, и новая форма становится обязательной.
Но если компания передает права на программное обеспечение или базы данных и выполняются условия применения льготы по НДС, ситуация может быть иной. В таких случаях обязанность по выставлению счета-фактуры оценивается уже с учетом характера операции и налогового режима по ней.
Важно: главная ошибка в IT-сфере — считать, что раз компания работает в IT, значит, счета-фактуры и НДС ее не касаются. На практике значение имеет не отрасль сама по себе, а содержание конкретной операции.

Как теперь заполнять счет-фактуру

Общий порядок заполнения формы остался знакомым, но при работе с авансами появился важный нюанс, который нельзя пропускать.
Если отгрузка происходит без предоплаты, счет-фактура заполняется в обычном порядке, а строка 5б не используется.
Если же отгрузка идет в счет ранее полученного аванса, заполнение строки 5б становится обязательным. В ней нужно указать номер и дату авансового счета-фактуры, который был выставлен при получении предоплаты.
Например, если компания получила аванс в феврале 2026 года, а отгрузка состоялась в апреле 2026 года, то в счете-фактуре на отгрузку в строке 5б нужно указать номер и дату февральского авансового счета-фактуры.
Если предоплата поступала частями и по каждой части оформлялся отдельный документ, в строке 5б перечисляются реквизиты всех соответствующих авансовых счетов-фактур.
Для индивидуальных предпринимателей в новой форме необходимо указывать ОГРНИП и дату его присвоения. Этот реквизит стал обязательным и его нельзя оставлять без внимания.

Что изменилось в книге покупок и книге продаж

Изменения затронули не только счет-фактуру, но и регистры по НДС.
В книге покупок появилась графа 7а, а в книге продаж — графа 11а. Обе графы связаны с операциями, в которых отгрузка идет в счет ранее полученного аванса.
Это значит, что новая логика учета теперь прослеживается не только в самом счете-фактуре, но и в регистрах. Фактически формируется единая цепочка: авансовый счет-фактура, затем строка 5б в отгрузочном счете-фактуре, а затем соответствующие записи в книге покупок и книге продаж.
Важно: чем точнее компания отражает связь между авансом и отгрузкой, тем меньше риск расхождений в регистрах и тем понятнее операция для налоговой проверки.
Именно поэтому новые графы в книгах покупок и продаж нельзя воспринимать как второстепенное изменение. На практике они усиливают контроль и требуют большей точности в учете.

Какие ошибки теперь будут встречаться чаще

Большинство проблем связано не с самой формой, а с невнимательностью к деталям и неверной квалификацией операций.
Чаще всего компании забывают заполнить строку 5б при отгрузке в счет аванса, указывают в ней неверные реквизиты или продолжают использовать старый бланк после 1 апреля 2026 года. Еще одна распространенная проблема — несоответствие данных счета-фактуры записям в книге покупок или книге продаж.
У IT-компаний есть и своя типовая зона риска. Организация может считать все свои операции льготными и не анализировать отдельно внедрение, поддержку, доработки или иные услуги. В результате документы оформляются по одной логике, тогда как налоговые последствия у операций могут быть разными.
Такие ошибки не всегда приводят к немедленным санкциям, но они могут вызвать вопросы у инспекции, создать риск исправлений и осложнить подтверждение вычетов или корректности учета НДС.

Нужно ли переделывать старые документы

Нет, документы, выставленные до 1 апреля 2026 года по действовавшим на тот момент правилам, переделывать не нужно.
Если в первом квартале 2026 года компания использовала рекомендованную форму ФНС, это также считается корректным подходом. Проблема возникает не с такими документами, а с ситуацией, когда после 1 апреля организация продолжает применять старый бланк вместо новой обязательной формы.
Поэтому задача бизнеса сейчас не в том, чтобы пересматривать прошлые периоды, а в том, чтобы с апреля корректно выстроить дальнейшую работу с документами и регистрами.

Что важно учесть бизнесу

На уровне бланка изменения выглядят умеренными: появилась новая строка, уточнились реквизиты, изменились графы в регистрах. Но по сути речь идет о более строгом и прозрачном контроле операций, связанных с авансами.
Для большинства компаний это означает одно: нужно внимательнее выстраивать связь между предоплатой, отгрузкой и регистрами по НДС.
Работаете с лицензиями, SaaS, внедрением и поддержкой одновременно? Для IT-компаний переход на новую форму счета-фактуры важно проверять вместе с логикой НДС по договорам и услугам.
2026-04-01 10:27