Кейсы

Как фаундер IT-компании делегировал бухгалтерию и высвободил себе 12 часов в неделю

Фаундер IT-компании пытался совмещать развитие бизнеса и ведение бухгалтерии — пока счёт не пошёл на десятки часов в неделю. Он решил передать учёт на аутсорс и выбрал нашу команду. Рассказываем, как построена работа и что даёт такой подход бизнесу.

Содержание

  1. Продукт, клиенты, процессы в IT-бизнесе
  2. Бухгалтерия съедала до 12 часов в неделю
  3. Решение — делегировать рутину специалистам
  4. Вся коммуникация — в чате
  5. Документы — в цифре
  6. Бухгалтерия больше не отнимает время фаундера
  7. Как IT-бизнесу делегировать бухгалтерию

Продукт, клиенты, процессы в IT-бизнесе

Компания разрабатывает программное обеспечение для защиты IT-инфраструктуры: антивирусные решения, системы обнаружения угроз, инструменты контроля среды. Один из продуктов установлен в банкоматах крупнейших банков страны.
Каждый релиз сопровождается оформлением десятков документов, чтобы поставить его на баланс, признать нематериальным активом и подтвердить его отечественное происхождение. Для этого бизнес должен:
  • вести учёт нематериальных активов;
  • учитывать трудозатраты и человеко-часы проектных команд;
  • готовить артефакты для подачи в Минцифру, ФСТЭК и другие ведомства.
Эти задачи входят в зону ответственности бухгалтерии, но фаундер занимался этим сам.

Бухгалтерия съедала до 12 часов в неделю

Фаундер компании с самого начала взял учёт на себя: выставлял счета, рассчитывал налоги, закрывал отчётные периоды, следил за оплатами, консультировался с внешними специалистами. На старте с небольшой командой и минимальным документооборотом это казалось управляемым. Но по мере роста бизнеса задачи стали накапливаться.
Бухгалтерия не шла по графику — она встраивалась в повседневную рутину. Рабочий чат с контрагентами, письмо из банка, срочная корректировка счета — всё это приходилось решать параллельно с наймом, разработкой, переговорами. Фаундер откладывал задачи по учёту на вечер или на выходные, пока те не стали занимать все праздничные дни.
В такой нагрузке сложно говорить об оптимизации времени: учёт требовал постоянных переключений и мешал фокусироваться на росте бизнеса.
В среднем бухгалтерия отнимала от 8 до 12 часов в неделю. Время уходило на:
  • переписку с контрагентами и сбор закрывающих документов;
  • подготовку платёжек и контроль сроков оплат;
  • расчёт налогов, консультации и уточнение ставок;
  • проверку проводок и исправление ошибок в учёте.
Всё это отвлекало от операционного управления, замедляло запуск новых продуктов и мешало фокусироваться на росте. Документы скапливались в «стопки на потом», вопросы решались в последний момент, а отчётные периоды совпадали с запусками и дедлайнами. В какой-то момент фаундер понял: бухгалтерия перестала быть фоном — она стала отдельной работой.
Во многих IT-стартапах учёт на первом этапе берёт на себя сам основатель — чтобы сэкономить ресурсы и держать всё под контролем. Но со временем такая модель начинает мешать развитию.

Решение — делегировать рутину специалистам

Фаундер решил делегировать учёт, когда стало очевидно: точечные консультации и автоматизированные сервисы уже не покрывают задачи растущего бизнеса. Он начал искать партнёра, который понимает специфику IT-компаний, умеет работать с нематериальными активами и знает, как оформлять документы для Минцифры и ФСТЭК. Кроме того, хотелось найти бухгалтерскую команду внутри экосистемы, где собственник уже вёл учёт.
Наша команда подошла по всем критериям и мы сразу включились в работу.
«Мне не пришлось объяснять, чем мы занимаемся и почему у нас так всё устроено. На созвоне ребята сразу разложили процесс по полочкам: какие задачи берут, какие документы нужны, как дальше будет устроена работа. Без раскачки и лишних вопросов.»
Вместо одного бухгалтера у компании появилось три специалиста:
  • главный бухгалтер — отвечает за общее ведение учёта, контролирует отчётность, уведомляет о сроках, предлагает варианты налоговой оптимизации;
  • специалист по зарплатам — рассчитывает выплаты, оформляет отпускные и больничные, следит за корректностью начислений, в том числе для иностранных сотрудников;
  • специалист по первичке — формирует платёжки, проверяет документы, ведёт ЭДО и общается с контрагентами по закрывающим.
Мы не стали задавать лишних вопросов и не перегружали фаундера деталями. Если где-то не хватает копеек, а параллельно зависли сотни тысяч — внимание фокусировали на важном. Это критично для бизнеса, где скорость реакции и приоритеты решают больше, чем формальное соблюдение порядка.
Передача бухгалтерии прошла без долгого входа. Наша команда быстро разобралась в контексте, взяла учёт под контроль и начала выстраивать систему. С этого момента фаундер перестал быть единственным человеком, к которому приходят вопросы по отчётам, налогам и документам.

Вся коммуникация — в чате

Коммуникация с нашей командой выстроена через чат в Telegram. На каждое обращение подключается профильный специалист — фаундеру не приходится пересказывать одно и то же разным людям. Все рабочие вопросы решаются быстро и по существу: без лишних переписок и согласований.
«Я просто пишу вопрос в чат — и в течение 10−15 минут получаю понятный ответ. Не нужно звонить, пересказывать контекст или дожидаться, пока кто-то разберётся. Всё решается по ходу дела.»
Команда работает по московскому времени с 9:00 до 18:00. В течение этого окна можно оперативно согласовать платёж, уточнить порядок оформления приказа, запросить справку или проверить статус отчётности. Все рабочие вопросы решаются без писем и звонков — в формате «вопрос — ответ — действие».
Фаундер получает понятную инструкцию и сразу может действовать: подписать документ, отправить платёж, передать данные. Нет промежуточных согласований, пересылок или лишней бюрократии.
В результате бухгалтерия перестаёт быть отдельной задачей у фаундера в календаре — она работает в фоне и не требует постоянного внимания.

Документы — в цифре

Оцифровка документов стала одним из ключевых изменений после перехода на сопровождение. Раньше часть процессов оставалась бумажной — особенно в кадровом учёте. Приказы, заявления и отчёты приходилось распечатывать, подписывать, сканировать и где-то хранить. Это занимало время, сбивало фокус и требовало физического присутствия.
После запуска работы наша команда предложила перейти на кадровый электронный документооборот на базе 1С. Настройку и подключение взяли на себя: согласовали схему, провели настройки, оформили переход — фаундеру не пришлось вникать в технические детали.
«Я давно хотел уйти от бумажек, но не было времени с этим разбираться. Здесь мне просто предложили решение: объяснили, что поменяется, как это будет работать — и всё внедрили. Сейчас я подписываю документы с телефона, в пару кликов.»
После внедрения КЭДО:
  • документы подписываются удалённо, без поездок в офис и пересылок;
  • кадровый учёт ведётся в цифре, за исключением документов, которые по закону нужно хранить в бумаге;
  • исчезли накладки с подписями, сканами и утерянными документами;
Оцифровка убрала рутину из повседневной работы и сделала процесс управления документацией прозрачным и управляемым. Вся история операций сохраняется, доступна из системы, не требует пересмотров и постоянных уточнений.

Бухгалтерия больше не отнимает время фаундера

После перехода на аутсорсинг бухгалтерии фаундер фаундер перестал заниматься бухгалтерией. Он больше не тратит время на расчёты, проверку отчётности, переписку с контрагентами и контроль сроков — все процессы ведёт наша команда.
«Сейчас я вообще не открываю отчёты. Знаю, что они есть и всё в порядке — но мне не нужно их читать. Мне не пишут из налоговой, не приходят напоминания, что я что-то не сдал. Всё уже решено до того, как я об этом подумаю.»
Конечно, у фаундера есть все доступы — он может посмотреть всё в любой момент. Но необходимости в этом нет: учёт стал самостоятельным процессом, не требующим постоянного контроля со стороны собственника.
Освободившиеся часы фаундер использует на развитие бизнеса: занимается переговорами, продуктами, расширением команды. Нет ощущения, что «ещё надо бы заняться бухгалтерией» — этот пласт задач полностью снят.
Сейчас всё работает по заранее согласованной схеме: команда напоминает, если нужно согласовать документ или отправить данные, предлагает решения, если возникает нестандартная ситуация.
Работа с ФНС теперь прозрачна и предсказуема: отчёты уходят вовремя, сроки контролирует команда, а фаундеру не приходится решать эти вопросы вручную.

Как IT-бизнесу делегировать бухгалтерию

Передача бухгалтерии — это не про снятие отчётности, а про возврат времени, внимания и ресурса для развития бизнеса. Чтобы делегирование действительно принесло результат, важно подобрать команду, которая будет говорить на одном языке с собственником.
Вот что стоит учесть, если вы подбираете бухгалтерию и хотите наладить бухгалтерский учёт для IT:

  • Проверяйте опыт в вашей сфере. Учёт нематериальных активов, работа с ФСТЭК, отчётность для Минцифры — всё это требует специфики. Если в команде уже есть кейсы с разработкой и сопровождением ПО — это снизит риски на старте.
  • Выясняйте, как устроена коммуникация. Кто и как отвечает на вопросы? Как быстро? Кто и за что отвечает? Настоящая поддержка — это не форма в CRM, а возможность оперативно решить задачу.
  • Спрашивайте, как работают с КЭДО и ЭДО. Оцифровка документов сильно упрощает и ускоряет процессы. Если вам всё ещё предлагают распечатывать, сканировать и подписывать вручную — скорее всего, и учёт будет «на коленке».
  • Уточняйте состав команды. Один бухгалтер не сможет заменить связку из главбуха, зарплатника и специалиста по первичке. Разделение ролей важно — особенно в компаниях с большим штатом — появляются сотрудники, новые проекты и регулярная внешняя коммуникация.
Если вам близок такой подход — наша команда может подхватить ваш учёт и выстроить его так, чтобы вы не возвращались к нему без необходимости. Мы работаем с IT-компаниями, понимаем, как устроены процессы, и умеем брать на себя ответственность. Напишите нам — обсудим, чем можем быть полезны.
2025-12-08 07:12