Когда компания быстро набирает обороты, на бухгалтерский учёт смотрят как на формальность. Главное — продажи идут, клиенты платят, сервисы работают. Но пока никто не контролирует остатки и расчёты, внутри может накапливаться беспорядок: ошибочные проводки, переплаты, незакрытые документы. Так случилось с одним IT-стартапом. Всё выглядело как надо — пока мы не провели аудит и не увидели минус по счетам, расхождения на десятки миллионов и налоги, уплаченные с «запасом». В этом кейсе — пошагово разберём, как выявили ошибки, что делали и сколько денег удалось вернуть.
Содержание
Снаружи порядок, внутри — бардак
Один из наших клиентов — IT-стартап, который всего 6 месяцев назад вышел на рынок и начал работать с госсектором и крупным бизнесом. Компания правильно выстроила процессы: вела работу в CRM-системе, настроила интеграцию с 1С, использовала «Диадок» для документооборота. Учёт передали на аутсорсинг, а спустя несколько месяцев стали нанимать бухгалтеров в штат, чтобы усилить контроль.
Снаружи всё выглядело аккуратно. Документы лежали по папкам, отчёты сдавались, бухгалтер приносил бумаги на подпись. Но внутри накапливались ошибки, впереди маячила блокировка счетов и серьёзные штрафы. Вот что было не так:
Шаблонный подход к учёту. Бухгалтеры не учитывали, что у компании специфическая структура договоров и расчётов. Учёт строили по универсальному шаблону: базовые проводки, стандартный план счетов, автоматические сценарии. Если суммы не бились — корректировали вручную, лишь бы отчётность сошлась.
Отсутствие базовых сверок. Никто не сопоставлял остатки денег в 1С с банковскими выписками. Взаиморасчёты с контрагентами не проверяли. Документы оставались непроведёнными месяцами — и это не бросалось в глаза, потому что в системе всё выглядело чисто — как должно быть.
Учёт без погружения в бизнес. Аутсорсинг бухгалтерии не погрузился в специфику. Первый штатный бухгалтер просто принял ситуацию как есть. Следующие либо уходили, не справившись с задачей, либо закрывали отдельные участки, не понимая полной картины. В результате ошибки накапливались, а владелец по-прежнему был уверен, что ситуация находится под его контролем.
Аудит выявил: минус на счетах, переплаты и нестыковки
В процессе аудита стало ясно: проблемы глубже, чем предполагалось. Ошибки оказались повсюду — в расчётах, документах, налогах. Некоторые из них могли привести к штрафам и потере контрактов.
Несовпадение остатков. После того как банковские выписки были загружены в систему 1С, стало видно: у компании отрицательные остатки.
- По счёту ООО — минус 10,9 млн рублей.
- По счёту ИП — минус 18,1 млн рублей.
Однако, несмотря на это, организация продолжала получать платежи и выполнять финансовые обязательства перед поставщиками, считая, что в системе всё в порядке.
Документы зависли в учёте. Мы нашли десятки миллионов, которые «зависли» в системе. Например, в учёте был проведён только один акт, остальные документы по оплатам — более чем на 23 млн — не были закрыты. Отдельно в учёте висела покупка валюты на 10 млн рублей, при том, что валютного счёта у компании не было.
Договоры не бьются, задолженность растёт. Оказалось, что реализации и оплаты проводились по разным договорам. Из-за этого:
- Взаиморасчёты не сходились — дебиторка и кредиторка достигла 39 млн рублей.
- Даже возврат банковской комиссии на 100 тыс. рублей прошёл как входящий платёж от клиента.
Налоги уплачены «с запасом». Из-за неподтверждённых доходов налогооблагаемая база по ИП выросла до 21 млн рублей. После корректного проведения документов её можно было снизить до 16 млн и сэкономить 850 тыс. рублей.
Кроме того:
- Компания выплачивала все страховые взносы по максимальному тарифу в размере 30%, хотя могла применять льготный тариф 15%. В результате компания понесла дополнительные расходы в размере около 100 тыс. рублей.
- НДС за 1 квартал в размере 6,6 млн рублей был оплачен сразу, без разбивки по месяцам. Это лишило бизнес части оборотных средств.
Как мы выправили ситуацию за два месяца
С таким количеством ошибок не смог бы справиться ни один бухгалтер в одиночку. Мы привлекли к работе команду специалистов: главного бухгалтера, эксперта по первичной документации и специалиста по заработной плате и взносам. Каждый участник отвечал за свою зону ответственности, чтобы процесс восстановления проходил одновременно и без ущерба качеству. Работа заняла два месяца.
Сверили расчёты по банку и эквайрингу. В систему 1С были загружены банковские выписки, после чего была проведена ручная проверка каждой операции. Провели анализ счетов-фактур в сравнении с условиями договоров и указаниями. Когда добрались до эквайринга, выяснили: расчёты с физлицами не отражались в учёте вообще. Историю этих операций восстанавливали с нуля.
Подняли документы от контрагентов. Нашли десятки миллионов «висяков»: документы на 23 млн по ИП и 35 млн по ООО оставались непроведёнными. Часть файлов выгрузили из «Диадока», остальное запрашивали у контрагентов напрямую. После этого закрыли старые взаиморасчёты и вернули в учёт корректные обороты.
Перепроверили кассу и зарплаты. Произвели корректировки в системе оплаты труда и учёта денежных средств. В ООО как через банк, так и через кассу осуществлялись расчёты, но касса показала убыток в размере 78 тысяч рублей, при этом она не была закрыта. В ИП не было начислений, в базе отражались только налоговые платежи и взносы.
Провели перерасчёт налогов и вернули излишне уплаченные суммы. Перепроверили учёт за весь прошлый год и первый квартал текущего. Подали уточнённые декларации. В результате:
- Снизили налоговую базу по ИП с 21 до 16 млн рублей.
- Сэкономили 850 тыс. рублей по НДФЛ.
- Подали корректировки по взносам и вернули 100 тыс. рублей переплаты.
Какие сигналы говорят о наличии проблем в бухучёте
Даже если в компании есть бухгалтер, задача предпринимателя — периодически проверять, как ведётся учёт. Не нужно погружаться в проводки или настраивать 1С — достаточно понимать, какие сигналы говорят о сбоях. Вот на что стоит обратить внимание.
- Бухгалтер не задаёт вопросов. Если специалист никогда не интересуется, как устроены сделки, как распределяется прибыль, почему в договорах разные условия — это тревожный знак. Без понимания бизнес-модели невозможно выстроить адекватный учёт.
- Сверки не под рукой. Попросите показать сверку с банком или остатки по контрагентам. Если на это уходит несколько дней, значит, учёт не ведётся в режиме реального времени. Внутри могут быть «висяки», расхождения или неучтённые документы.
- Учёт живёт в Excel, а не в системе. Формировать отчёты в таблицах — нормально на старте. Но если у компании 20−30 контрагентов, а обороты идут через банк, вся информация должна храниться в 1С или другой учётной системе. Excel может скрывать пустую или некорректную базу.
- Зарплаты и налоги не бьются с выплатами. Проведите проверку соответствия данных в платёжных документах с информацией в платёжных документах. Если нет прямого соответствия — где-то в учёте уже пошёл перекос. Такую ошибку сложно отследить на глаз, но она быстро приводит к лишним начислениям и претензиям от фондов.
Ошибки в учёте обходятся дорого
В этом кейсе с виду всё выглядело хорошо: были сервисы, отчётность, штатный бухгалтер. Но внутри копились расхождения, которые стоили бизнесу переплаты в сотни тысяч и едва не привели к блокировке счетов.
Такое случается не только в быстрорастущих стартапах. Ошибки могут накапливаться месяцами в любой компании, если учёт ведётся по шаблону, без сверок и понимания специфики бизнеса.
Если чувствуете, что с учётом что-то не так, или нужна оптимизация налогов — закажите аудит бухгалтерии. Он даёт ясную картину: где порядок, а где уже пошли отклонения. Наша команда поможет на любом этапе — от консалтинга до полного восстановления учёта. Свяжитесь с нами. Посмотрим, где можно усилить процессы и сэкономить деньги.