ЕФС-1 в 2026 году:
как сдавать работодателю и какие ошибки чаще всего допускают IT-компании

Разбираем, как работодателю сдавать ЕФС-1 в 2026 году

ЕФС-1 в 2026 году — это не один отчет с единым сроком сдачи, а набор сведений для Социального фонда России.
Часть данных работодатель подает по кадровому событию, часть — ежеквартально, часть — ежегодно, а отдельные сведения сдаются ежемесячно только установленными категориями страхователей.

Для IT-компаний форма особенно чувствительна из-за быстрого найма, удаленных команд, частых переводов между проектами и договоров ГПХ. Ошибка чаще возникает не при отправке отчета, а раньше — когда кадровое событие неправильно оформили, поздно передали в бухгалтерию или внесли в 1С с расхождениями.

Поэтому в 2026 году работодателю важно контролировать не только саму сдачу ЕФС-1, но и весь процесс вокруг нее: HR, договоры, кадровые документы, зарплатный учет и передачу данных в бухгалтерию.

ЕФС-1 — это единая форма сведений, которую работодатели и страхователи передают в СФР. Она включает данные о трудовой деятельности, страховом стаже, отдельных сведениях о зарплате, дополнительных страховых взносах и взносах на травматизм.

Новая форма ЕФС-1 применяется с 30 декабря 2025 года. Она утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, а электронный формат — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Поэтому в 2026 году бухгалтерии нужно проверять не только сами данные, но и актуальность программы или сервиса, через который отчет формируется.

Главная ошибка работодателя — воспринимать ЕФС-1 как отчет, который каждый месяц сдается целиком. На самом деле каждый подраздел заполняют только при наличии основания, кроме ситуаций, когда для страхователя предусмотрена нулевая отчетность по разделу 2.

Перед первой отправкой ЕФС-1 в 2026 году стоит проверить:

• релиз 1С/ЗУП или другого сервиса отчетности,
• формат выгрузки,
• контрольные соотношения,
• электронную подпись
• протоколы приема.

Это особенно важно, если база дорабатывалась, кадровый учет ведется отдельно от зарплаты или данные подтягиваются из HRM-системы.

ЕФС-1 сдают работодатели и страхователи: организации, ИП с работниками, а также компании и предприниматели, которые заключают договоры ГПХ с физическими лицами, если по ним возникают сведения для СФР.

Для IT-компаний важно не ограничиваться штатным расписанием. В контрольный контур должны попадать не только сотрудники, но и физлица по ГПХ. При этом договоры с ИП и самозанятыми нужно отделять от договоров ГПХ с физлицами: для ЕФС-1 важны статус исполнителя, характер договора и обязанность начислять взносы.

Если заказчик работает с самозанятым и соблюдены условия применения НПД, сведения в СФР по такому исполнителю обычно не подаются.

Состав ЕФС-1 зависит от того, какие сведения нужно передать. У формы нет универсального комплекта, который одинаково сдают все работодатели каждый месяц.

Подраздел 1.1 связан со сведениями о трудовой деятельности. Его заполняют при кадровых мероприятиях и отдельных событиях по договорам ГПХ.

По срокам важно разделять события. Прием, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, а также заключение и прекращение договора ГПХ подают не позднее следующего рабочего дня после оформления документа-основания. По другим кадровым мероприятиям, например переводам, обычно ориентируются на срок до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события, если для конкретного случая не установлен иной срок.

Для IT-компаний это один из самых рискованных блоков: специалист может выйти на проект срочно, оффер согласуют в мессенджере, руководитель даст доступы, а кадровые документы попадут в бухгалтерию позже. Для бизнеса это выглядит как обычная скорость работы, но для ЕФС-1 такая несинхронность означает риск нарушения срока.

Подраздел 1.2 используют для сведений о страховом стаже. Обычно это годовой блок. Для большинства IT-специалистов стаж выглядит простым: офис, гибрид или удаленная работа. Но ошибки возникают при отпусках без сохранения зарплаты, больничных, декретах, длительных отсутствиях, неполном рабочем времени и нестандартных периодах работы.
Если кадровые отсутствия в HR-системе и зарплатной базе отражаются по-разному, ошибка может всплыть именно при подготовке сведений о стаже. Поэтому данные лучше сверять в течение года, а не только перед отправкой отчета.

Подраздел 1.3 не нужно автоматически считать ежемесячной обязанностью любой коммерческой IT-компании. Он связан со сведениями о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений. Его сдают только страхователи, на которых распространяется соответствующая обязанность.

Для обычной коммерческой IT-компании вывод простой: перед включением подраздела 1.3 в отчетность нужно проверить, есть ли такая обязанность. Нельзя копировать общий календарь отчетности без учета статуса работодателя.

Подраздел 3 заполняют при наличии обязанности по дополнительным страховым взносам. Если оснований нет, подраздел не включают в отчет «для полноты».
Для большинства IT-компаний этот блок не будет постоянной зоной внимания, но его нужно проверять при изменении условий труда, категорий работников или обязанностей страхователя.

Раздел 2 связан со страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Его сдают страхователи по травматизму по итогам отчетных периодов.

IT-компании иногда ошибочно относятся к травматизму как к «производственной» теме, которая их не касается. Но если компания является страхователем, раздел 2 остается частью отчетного контура. Даже если сотрудники работают за компьютером, удаленно или в офисе без производственных рисков, обязанность по отчетности нужно проверять по статусу страхователя.

Таблица помогает ориентироваться в сроках, но итоговый состав отчета всегда зависит от конкретного события, статуса страхователя и обязанности по конкретному подразделу.

ЕФС-1 не подается целиком просто потому, что закончился месяц. Если в отчетном периоде не было события или основания для заполнения конкретного подраздела, соответствующий блок не формируют.

Например, если в компании не было кадровых мероприятий, нет основания подавать подраздел 1.1. Если работодатель не относится к категории страхователей, которые обязаны сдавать подраздел 1.3, его не нужно отправлять ежемесячно.

Но это правило нельзя механически переносить на все разделы. Раздел 2 отличается от событийных подразделов: он связан со статусом страхователя по травматизму и отчетным периодом. Поэтому у компании может не быть кадровых событий, но при этом сохраняться обязанность по разделу 2. Если начислений за период нет, бухгалтерии нужно проверить, требуется ли нулевой отчет.

Отдельно стоит сказать про дистанционную работу. В 2026 году важно разделять сам факт удаленной работы и кадровое событие. Сам по себе удаленный формат не означает, что нужно создавать отдельное событие для ЕФС-1. Но если удаленного сотрудника приняли, уволили, перевели или по нему произошло другое кадровое мероприятие, сведения отражают по общим правилам.

В IT-компаниях кадровые изменения часто происходят быстрее, чем оформляются документы: специалиста срочно выводят на проект, подрядчика подключают на короткий срок, сотрудника переводят между командами.
Дополнительный риск создают разные системы: HRM, 1С/ЗУП, хранилище договоров и проектные чаты.

Пока компания небольшая, это может держаться на личных договоренностях. Но при росте команды такой подход быстро начинает давать сбои. Если между HR, юристами, руководителями проектов и бухгалтерией нет регламента, ЕФС-1 становится местом, где всплывают несостыковки.

Для IT-компаний договоры ГПХ — одна из самых чувствительных зон. Подрядчиков часто привлекают быстро: нужен дизайнер на лендинг, разработчик на модуль, аналитик на обследование, тестировщик на релиз. Если договор ГПХ живет отдельно от бухгалтерии, ошибки в ЕФС-1 почти неизбежны.

По договорам ГПХ в подразделе 1.1 отражают заключение и прекращение договора, поэтому бухгалтерии нужно получать документы сразу, а не после подписания акта.

Важно не путать дату договора, дату начала работ, дату окончания работ, дату акта и дату оплаты. Акт подтверждает результат и закрывает расчеты, но он не всегда совпадает с периодом выполнения работ. Если бухгалтерия ориентируется только на акт, можно неверно отразить событие по договору.
Например, договор с разработчиком подписан 10 марта, работы начались 11 марта, акт закрыли 31 марта, а бухгалтерия получила документы 3 апреля. Если ориентироваться только на акт, можно пропустить срок подачи сведений. Поэтому в реестре ГПХ фиксируют дату договора и период работ, а не только оплату.

Отдельного внимания требуют цепочки коротких договоров с одним исполнителем. В IT это встречается часто: один и тот же специалист закрывает несколько задач подряд, но каждый раз заключается новый договор или новое задание. Каждый договор и его период нужно контролировать отдельно.

Еще сложнее рамочные договоры, когда есть общий договор, а конкретные задачи оформляются заявками, спецификациями или заданиями. В этом случае нужно заранее определить, какие документы являются основанием для учета периода работ и передачи данных в бухгалтерию.

Есть и риск неправильной квалификации отношений. Если исполнитель по ГПХ работает как штатный сотрудник — по графику, под постоянным контролем руководителя, с регулярной функцией и без самостоятельного результата, проблема выходит за рамки ЕФС-1. Это уже риск трудовых, налоговых и страховых претензий.

Даже если кадровое событие отражено правильно, отчет может потребовать исправления из-за ошибки в данных физлица. Для ЕФС-1 критичны ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения и другие идентифицирующие сведения.

В IT-компаниях данные часто собирают дистанционно: сотрудник присылает сканы или фото документов, HR вручную переносит информацию в систему, затем данные попадают в 1С. На каждом этапе возможна ошибка: лишняя буква в фамилии, неверная дата рождения, старый паспорт, неправильный СНИЛС, дублирующая карточка физлица.

Особенно внимательно нужно проверять сотрудников после смены фамилии, иностранных специалистов, совместителей и исполнителей по ГПХ. Если один и тот же человек заведен в базе дважды — как сотрудник и как исполнитель, — это может привести к расхождениям в отчетности и начислениях.

Главная проблема ЕФС-1 в IT-компаниях часто не в форме, а в процессе. HR ведет найм в одной системе, бухгалтерия рассчитывает зарплату в 1С, юристы хранят договоры отдельно, руководители проектов управляют фактическим выходом людей через рабочие чаты. Если один из элементов живет отдельно, ЕФС-1 может сформироваться неверно.

Для корректной отчетности нужно связать оффер, трудовой договор, приказ, штатное расписание, договор ГПХ, акт, карточку физлица, начисления зарплаты, страховые взносы и саму отчетность. Если HR изменил дату выхода кандидата, но бухгалтерия получила старую дату, ошибка проявится не сразу, а при сдаче сведений.

Чтобы снизить риск, нужно назначить ответственных за передачу кадровых событий, установить срок передачи документов в бухгалтерию, вести реестр ГПХ, унифицировать должности и регулярно сверять HRM с 1С/ЗУП.

Отдельное правило — не править отчет вручную без исправления исходных данных. Если ошибка в карточке сотрудника, договоре или кадровом документе, ее нужно исправлять там, а не только в выгрузке ЕФС-1. Ручная правка может решить проблему на один день, но создаст расхождения в следующих периодах.

ЕФС-1 не заменяет РСВ и персонифицированные сведения, но данные должны совпадать: даты приема и увольнения, статус физлица, договоры ГПХ, начисления и взносы.

Для аккредитованных IT-компаний это особенно важно из-за льготных тарифов страховых взносов в 2026 году. В 2026 году действует двухступенчатая модель: 15% в пределах единой предельной базы и 7,6% сверх нее, а предельная база составляет 2 979 000 рублей на каждого работника.

Отдельно нужно контролировать руководителей коммерческих организаций. С 2026 года для них действует ежемесячная минимальная база по страховым взносам исходя из МРОТ, даже если трудовой договор не заключался или зарплата не начислялась. Такие взносы отражаются в уведомлениях, РСВ и персонифицированных сведениях, поэтому кадровые и зарплатные данные по руководителю тоже должны быть согласованы.

Ошибки в ЕФС-1 — это не просто техническая неприятность. Неверные или несвоевременные сведения могут привести к отказу в приеме отчета, необходимости корректировки, запросам от СФР и дополнительной нагрузке на бухгалтерию.

Если ошибка связана со стажем, последствия могут затронуть сотрудника. Например, неверно отраженный период работы, отпуск без сохранения зарплаты или другой особый период может повлиять на корректность данных индивидуального учета.

За непредставление сведений в срок либо представление неполных или недостоверных сведений по ЕФС-1 применяются финансовые санкции. СФР указывает штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица за непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений, а также 1000 рублей за несоблюдение порядка представления сведений в электронной форме в установленных случаях.

Если ошибка обнаружена после отправки, сначала нужно понять ее тип. Это может быть неверная дата приема, пропущенное увольнение, ошибка в СНИЛС, лишнее кадровое событие, неверные данные по ГПХ или техническая ошибка выгрузки.

Дальше нужно проверить, принят ли отчет и какие протоколы получены. Если отчет не принят, его исправляют и отправляют заново. Если отчет принят, но в нем есть ошибка, потребуется корректировка или отмена ошибочной записи — в зависимости от ситуации.

Важно не исправлять только сам отчет, если ошибка находится в исходных данных. Например, если в 1С неверная дата договора ГПХ, сначала нужно привести в порядок учетную систему и документы, а уже потом формировать исправленные сведения. Иначе в следующем периоде та же ошибка может повториться.

Подготовку лучше начинать не с выгрузки отчета, а со сверки событий, документов и учетных систем. Это снижает риск ручных исправлений и повторных отправок.

Проверьте квитанцию, протокол приема, предупреждения и ошибки. Подтверждения лучше сохранять сразу, чтобы при спорной ситуации можно было быстро доказать факт сдачи и статус отчета.